Recomandări privind modalitatea de utilizare în regim securizat a instrumentelor de comunicare
Reguli de comunicare cu utilizatorii eCampus:
- Adresa de pe care se trimit mesaje suport este suport@campus.utcluj.ro.
- Mesajele UTCluj.Digital.eCampus se transmit în limba română.
- Mesajele UTCluj.Digital.eCampus au reguli de formatare (fonturi, culori, linkuri, semnătură, etc.) și adresare cu respectarea normelor ortografice, ortoepice și de punctuație.
- Toate mesajele transmise de pe adrese de email instituționale M365 (@campus.utcluj.ro, @student.utcluj.ro) au inclus automat un footer, care nu poate fi personalizat de utilizator.
- UTCluj.Digital.eCampus nu va transmite mesaje de comercializare a unor produse, în afara unui cadru dedicat, comunicat în prealabil utilizatorilor (e.g. informare de tip newsletter).
- UTCluj.Digital.eCampus nu va transmite mesaje imperative, ce necesită acțiuni cu orizont de timp imediat (e.g. 48 ore, 24 ore) pentru a păstra activ contul/serviciile utilizatorului. Orice fel de informare critică va fi comunicată în prealabil, inclusiv pe Team-ul instituțional ”Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca”.
- Subscripțiile se achiziționează la nivel instituțional; UTCluj.Digital.eCampus nu va transmite mesaje automate pentru reînnoirea subscripțiilor/licențelor aferente serviciilor M365
- Orice operațiune de autentificare/sign-in folosind credențialele M365 trebuie să fie urmată de autentificarea MFA.
Mesajele gestionate prin serviciul de email asociat contului M365 sunt protejate de Microsoft Defender for Office 365, care filtrează potențialele mesaje de phishing.
Alertați suport@campus.utcluj.ro asupra oricărui mesaj suspect, chiar dacă acesta nu este marcat în Junk Folder sau Quarantine.
Recomandări generice pentru reducerea riscurilor de securitate cibernetică, în comunicarea online:
- Evitați citirea mesajelor de la utilizatori necunoscuți de pe telefonul mobil.
- Folosiți acțiunea de hover over (poziționare cursor asupra unui element de click/link) – pentru linkurile (inclusiv adrese de email) pe care le primiți de la expeditori necunoscuți. Analizați link-urile către care sunteți redirecționați și nu deschideți nici un hyperlink care vi se pare suspect.
- Citiți cu atenție mesajul și încercați să analizați dacă mesajul transmis vă este adresat.
- Fiți circumspecți la inserarea credențialelor în diverse pagini.
- Verificați regulat activitatea contului pentru a identifica eventualele încercări de acces neautorizat (sesiuni sign-in). Politica de securitate la nivelul ecosistemului M365 din UTCN este setată ca orice utilizator care este încadrat automat în lista de utilizatori cu grad ridicat de risc de securitate, să fie nevoit să își reseteze parola.
- În cazul unor suspiciuni, actualizați-vă parola și datele de autentificare MFA (configurare MFA).
- Atenție când permiteți accesul la datele M365 la o aplicație. Acceptați aceste permisiuni doar în cazul în care acțiunea este voluntară și sunteți absolut sigur de originea aplicației,
- Fiți precauți cu mesajele în care se solicită imperativ “click here”, “termene imperative dacă nu accesezi se pierd datele”, “în seara asta”, “în 24/48 de ore” chiar dacă ele conțin elemente grafice care aparțin UTCN.
- Fiți precauți cu accesarea hyper linkurilor, descărcarea sau deschiderea oricărui fișier, dacă acesta provine de la adrese de email necunoscute, chiar dacă ele conțin elemente grafice care aparțin UTCN.
- Folosiți doar emailul instituțional în scopuri profesionale.
- Dacă nu este absolut necesar evitați includerea informațiilor profesionale sau personale în email.
- Instalați-vă un antivirus sau folosiți-l pe cel inclus în sistemul de operare (acolo unde există). Folosiți un antivirus licențiat inclusiv pe echipamentele mobile.
- Actualizați-vă sistemul de operare cu ultima variantă disponibilă.
NU folosiți sisteme de operare care nu oferă suport pentru actualizare periodică. - Este imperativ să nu divulgați sub nicio formă credențialele de identificare M365 către terțe părți. Responsabilitatea pentru păstrarea în siguranță a numelui de utilizator (UPN) și a parolelor stabilite de dumneavoastră revine exclusiv dumneavoastră și nu trebuie, în niciun caz, transmise nimănui, prin nici un mijloc de comunicare.